Op zoek naar een duidelijk Gmail-advies?
Gmail is zonder twijfel een van de meest gebruikte e-mailclients ter wereld.
De meeste gebruikers zijn echter niet op de hoogte van alle mogelijkheden van Gmail, dus ze gebruiken het niet ten volle.
In dit artikel geef ik je enkele tips om het meeste uit Gmail te halen.
Ik zal meer dan 16 van de meest essentiële Gmail-hacks bespreken die je nu kunt gebruiken, van het verzenden van gescripte reacties tot het instellen van de functie voor meerdere inboxen van Gmail.
Dit is de inhoud van dit artikel:
(Klik op de onderstaande links om naar een sectie van uw keuze te gaan.)
- 16 handige tips en trucs voor Gmail
- Er mogen geen e-mails worden verzonden.
- Maak gebruik van Smart Compose.
- Meerdere Gmail-accounts gebruiken
- E-mails kunnen worden gepland.
- Sneltoetsen voor Gmail op het toetsenbord
- E-mails ordenen met Gmail-labels E-mail verzenden vanaf een ander e-mailadres
- Maak gebruik van Gmail-templates.
- Snooze e-mailmeldingen en pas je inbox aan
- E-mails kunnen worden gedempt en gearchiveerd.
- E-mails kunnen worden gebruikt om agenda-afspraken te maken.
- Maak gebruik van zoekoperators.
- Spammers moeten worden geblokkeerd.
- Gebruik Gmail als u niet verbonden bent met internet.
- E-mails met privacy
Laten we aan de slag gaan met de ultieme Gmail-productiviteitshack.
16 handige tips en trucs voor Gmail
Hier zijn 16 belangrijke Gmail-tips en -trucs om te weten, variërend van het snoozen van onaangename inkomende e-mails tot het opruimen van rommel in de inbox:
Als Gmail nieuw voor je is, bekijk dan mijn tutorial over het gebruik ervan.
- Verwijder alle e-mails uit uw mailbox.
Heb je ooit een e-mail gestuurd om je te realiseren dat je een fout hebt gemaakt nadat je op de verzendknop hebt gedrukt?
Wanneer dit gebeurt, kan de e-mailservice van Gmail u helpen.
Met de functie Verzenden ongedaan maken in Gmail kunt u een verzonden bericht binnen een korte tijd (maximaal 30 seconden) na het klikken op de verzendknop annuleren.
Om Verzenden ongedaan maken in te schakelen, opent u Gmail op uw bureaublad en doet u het volgende:
Schakel Verzenden ongedaan maken naar Aan in Instellingen > Alle instellingen bekijken > tabblad Algemeen.
U kunt ook een tijdsbeperking instellen voor het annuleren van het bericht voordat het wordt verzonden. Dit is hoeveel tijd je hebt om een bericht te annuleren voordat het wordt verzonden.
Verzenden ongedaan maken werkt ook in de mobiele Gmail-app, maar je moet het eerst inschakelen in de desktopversie.
Je hebt je e-mail niet verzonden omdat je de manier waarop je hem hebt afgesloten niet leuk vond?
Bekijk dit bericht over het schrijven van een krachtige conclusie van een e-mailbericht.
- Maak gebruik van Smart Compose.
De Smart Compose-functie in Gmail is een handige Gmail-hack die suggereert dat woorden/zinnen je zinnen afmaken.
Gmail zal proberen uw e-mailbericht te begrijpen en te raden wat u van plan bent te zeggen wanneer u een nieuw bericht typt in het venster Opstellen. Accepteer de suggesties van Gmail door op de Tab-toets te drukken, of negeer ze en maak je eigen tekst.
Smart Compose is ingeschakeld op de desktopversie via het tabblad Algemene instellingen.
Zet de Smart Compose-knop aan in Instellingen > Alle instellingen bekijken > tabblad Algemeen.
U kunt ook de Gmail-app op uw iOS- of Android-apparaat gebruiken om Smart Compose in te schakelen.
Wil je dat Gmail zijn suggesties afstemt op jouw schrijfstijl?
Schakel de optie Smart Compose-personalisatie in, die zich direct achter de Smart Compose-knop bevindt.
Je kunt Gmail ook feedback geven over Smart Compose-ideeën om ze te helpen verbeteren.
Hoe kun je zonder Smart Compose een geweldige formele e-mail starten?
Zie hoe u een formele e-mail start in mijn handleiding.
- Maak gebruik van meerdere Gmail-accounts
Wilt u gemakkelijk schakelen tussen meerdere e-mailaccounts?
Elke Gmail-gebruiker kan ook altijd meerdere Gmail-accounts open hebben.
Klik op de avatar van uw Google-account in de rechterbovenhoek van de inbox op de desktopversie van de Gmail-client en klik vervolgens op Nog een account toevoegen.
Nadat je lid bent geworden van meerdere accounts, selecteer je het Gmail-account dat je wilt gebruiken door nogmaals op de avatar van je Google-account te klikken.
Wat is het beste deel?
De inloggegevens van uw Google-account hoeven niet opnieuw te worden ingevoerd.
- E-mails kunnen worden gepland.
Is het niet zo dat je niet 24 uur per dag, zeven dagen per week e-mails kunt versturen?
Daarom kun je met de e-mailplanningstool van Gmail uitgaande e-mails van tevoren regelen!
Typ eenvoudig uw nieuwe bericht en druk op de pijl-omlaag naast de knop Verzenden om het te verzenden. Kies vervolgens een datum en tijd waarop je e-mail moet worden verzonden, en Gmail doet de rest.
Deze Gmail-hack, die ook beschikbaar is in de mobiele app, is handig wanneer je ontvangers in een andere tijdzone hebt of als je het kantoor verlaat en essentiële berichten op een bepaald tijdstip moet verzenden.
- Profiteer optimaal van de sneltoetsen van Gmail
Hier is nog een Gmail-tip waarmee je tijd kunt besparen.
Gmail heeft een aantal sneltoetsen die het verwerken van e-mails een stuk eenvoudiger maken.
Druk gewoon op Shift (+) / op uw toetsenbord om de lijst met sneltoetsen te openen. U ziet elke sneltoets die is ingeschakeld en elke sneltoets die is uitgeschakeld in het venster dat wordt weergegeven.
Ga naar: om sneltoetsen in te schakelen
Stel het in op Inschakelen onder Opties > Alle instellingen bekijken > Geavanceerd > Aangepaste sneltoetsen.
Gmail-labs waren de vorige naam voor het tabblad Geavanceerd.
Een nieuw tabblad met de naam “Toetsenbordsnelkoppelingen” verschijnt in uw instellingentabblad zodra u sneltoetsen heeft ingeschakeld.
Op deze pagina kunt u eenvoudig de toetstoewijzingen voor elke snelkoppeling aanpassen.
- Gebruik een ander e-mailadres om e-mail te verzenden
U kunt Gmail gebruiken om al uw e-mailaccounts op één plek in te stellen en e-mails van vele adressen vanuit één inbox te verzenden.
Om je andere e-mailadressen aan je huidige inbox toe te voegen, ga je naar Opties > Alle instellingen bekijken > Accounts en Importeren > E-mail verzenden als.
Hiermee kunt u het “van” -adres in het venster Opstellen wijzigen in de e-mail-ID die u in de e-mail wilt weergeven.
Wat maakt het anders dan het hebben van meerdere Gmail-accounts?
Hoewel u met Gmail kunt schakelen tussen accounts om uw e-mail te controleren en uw mappen te beheren, hoeft u dit niet te doen om e-mails te verzenden. U kunt e-mails verzenden vanaf veel adressen met hetzelfde account.
- Gebruik Gmail-labels om e-mails te sorteren
Je kunt je inbox ordenen met de Gmail-e-mailservice door labels toe te voegen aan al je e-mails.
U kunt een filter gebruiken om verschillende e-mails in uw inbox correct te scheiden en alles te verbergen dat niet belangrijk is.
Alle marketing-e-mails kunnen bijvoorbeeld het label ‘Marketing’ hebben. Wanneer u door uw marketing-e-mails moet bladeren, kunt u op deze manier berichten uitfilteren die niet relevant zijn.
Om een nieuw label te maken, ga je naar de linkerzijbalk en selecteer je Nieuw label maken in het herfstmenu (filter). In Alle instellingen bekijken kunt u ook naar het tabblad Labels navigeren.
Geef je label een naam en kies of je het als sublabel onder een ander label wilt nesten.
Maak twee Gmail-labels, bijvoorbeeld ‘Werk’ en ‘Marketing’, en nest het label Marketing onder ‘Werk’ in je inbox.
Labels kunnen ook worden aangemaakt in de mobiele app.
U kunt Gmail-filters gebruiken om nog meer functionaliteit toe te voegen aan uw e-mailclassificatie.
Gmail-filters zijn geen nieuwe functie, maar ze helpen gebruikers bij het filteren van hun e-mails op basis van gespecificeerde criteria. Wanneer u zich moet concentreren op een bepaalde reeks e-mails, is deze Gmail-hack handig.
Door op de pijl-omlaag in het Gmail-zoekvak te klikken, kunt u een nieuw filter maken en configureren.
- Profiteer optimaal van Gmail-sjablonen
Wilt u dezelfde e-mail naar een grote groep mensen sturen?
Het was niet nodig om tijd te verspillen aan het maken van meerdere e-mails en het kopiëren en plakken van hetzelfde materiaal!
U kunt sjablonen voor e-mailberichten rechtstreeks in e-mails importeren met de sjablonen van Gmail (standaardantwoorden), in plaats van ze ergens anders vandaan te kopiëren en te plakken. Deze Gmail-hack helpt je tijd te besparen bij het omgaan met e-mails.
U kunt onderwerpregels ook kopiëren/plakken in uw e-mailbericht.
Volg deze procedures om deze e-mailberichtsjablonen in te schakelen:
Selecteer het pictogram Instellingen (tandwielpictogram).
Ga naar Instellingen > Alle instellingen om al je opties te zien.
Selecteer Geavanceerd > Sjablonen in het herfstmenu en selecteer Inschakelen.
Om uw wijzigingen in uw instellingen op te slaan, klikt u op de knop Opslaan.
Volg deze stappen om e-mailsjablonen op te slaan:
- Om een sjabloon op te slaan, gaat u naar het opstelvenster en typt u het in.
- Selecteer de drie stippen in de rechter benedenhoek.
- Kies Sjablonen > Concept opslaan als sjabloon.
- Geef de sjabloon een naam en sla deze op.
Om een sjabloon aan uw e-mailbericht toe te voegen, herhaalt u de bovenstaande stappen, maar selecteert u deze keer een opgeslagen sjabloon.
- Pas het uiterlijk van uw inbox aan
Vind je het niet leuk hoe je inkomende berichten zijn onderverdeeld in tabbladen zoals Primair, Sociaal en Updates?
Met Gmail kun je het algehele uiterlijk van je inbox aanpassen.
Selecteer gewoon Inbox-type > Aanpassen via het pictogram Instellingen (toolsymbool) in de rechterbovenhoek boven het leesvenster.
Je kunt kiezen welke Gmail-berichtcategorieën je op je inbox-tabblad wilt hebben wanneer het dialoogvenster verschijnt.
Wil je als eerste belangrijke e-mails en ongelezen berichten opmerken?
Schakel de Gmail-prioriteitsinboxinstelling in, die al uw essentiële en ongelezen e-mails bovenaan plaatst, e-mails met ster onderaan en al het andere in het midden.
- E-mailmeldingen kunnen worden gesnoozed
Niemand wil lastiggevallen worden door een eindeloze stroom e-mailmeldingen op zijn telefoon en computer, toch?
Wanneer een Gmail-gebruiker op dit moment geen zin heeft om een e-mailthread te beantwoorden of te controleren, kan hij de snooze-functie gebruiken. De e-mail wordt uit je inbox verwijderd en komt later als ongelezen bericht terug.
Plaats de muisaanwijzer op een inkomend bericht en klik op het klokpictogram aan de rechterkant om het te snoozen. Selecteer vervolgens de datum en het uur waarop u de e-mail opnieuw wilt weergeven.
De map Gesnoozed bevat alle e-mails die je hebt gesnoozed (die toegankelijk zijn via de linkerzijbalk).
U kunt zelfs Google-taken maken van e-mails om ervoor te zorgen dat u niet vergeet te reageren op die gesnoozede e-mails. Sleep eenvoudig een e-mail naar het gedeelte Taken van de rechter werkbalk en er wordt een taak voor gemaakt.
E-mails kunnen het zwijgen worden opgelegd en worden opgeslagen.
Op zoek naar een langetermijnoplossing voor het snoozen van e-mails?
Poging om chats te dempen of te archiveren.
Wanneer u een e-mailthread dempt, ontvangt u er geen nieuwe meldingen meer over. Wanneer u een e-mail archiveert, wordt deze uit uw inbox gehaald en ergens anders opgeslagen.
Als u een gesprek wilt dempen, kiest u eerst de e-mail, klikt u vervolgens op de drie stippen en vervolgens op Dempen.
Volg dezelfde stappen om het dempen van een e-mailthread op te heffen; de optie Mute is nu Unmuted.
Om een e-mail te archiveren, selecteert u deze en klikt u op de juiste archiefknop.
Om een gearchiveerde e-mail te vinden, gaat u naar de linkerzijbalk en selecteert u het tabblad Alle e-mail. Ga naar de e-mail en klik op het pictogram Verplaatsen naar inbox onder de zoekbalk om terug te keren naar de inbox.
- Gebruik e-mails om agenda-evenementen te maken
Iedereen met een Gmail-account kan rechtstreeks vanuit hun inbox Google Agenda-afspraken maken.
U kunt deze functie ook gebruiken om uzelf en iedereen die de e-mailherinneringen ontvangt voor vergaderingen en andere belangrijke gebeurtenissen te sturen.
Ga vanuit je inbox naar het e-mailbericht waarvan je een evenement wilt maken.
Wanneer het tekstvak wordt weergegeven, klikt u op een evenement maken met de drie stippen onder het Gmail-zoekveld. U wordt naar een Google-agendavenster gebracht waar u de nodige details kunt invullen.
- Maak gebruik van de zoekoperators
Het kan moeilijk zijn om door grote e-mails te bladeren om een specifiek bericht te ontdekken.
Wanneer u echter de e-mailclient van Google gebruikt, kunt u zoekoperators gebruiken om het proces te versnellen.
U kunt de belangrijkste zoekoperators in het Gmail-zoekvak gebruiken:
- “Grootte: XM” (vervang x door een getal) – Als u bijvoorbeeld “grootte: 5 m” in het zoekveld van Gmail schrijft, worden e-mails van meer dan 5 MB geretourneerd.
- “+” (plusteken) – zoek in uw inbox naar een bepaald woord. Als u bijvoorbeeld “+watch” in uw mailbox typt, wordt elke vermelding van “watch” in uw inbox geretourneerd.
- “ouder dan xd” (vervang x door een nummer) – geeft e-mails weer die ouder zijn dan x dagen. Het is handig om oude e-mails te filteren en te verwijderen.
- Bekijk chatberichten van Google-apps zoals Hangouts met ‘Is: chat’.
Houd er rekening mee dat de Hangouts-berichtenapp is vervangen door Google Meet en Google Chat, dus uw berichten worden gemigreerd naar Chat.
- Spammers voorkomen
Zit niet iedereens map met ongewenste e-mails vol met ongewenste e-mails?
Hoewel spamberichten kunnen worden genegeerd, blijven er ongelezen spamberichten verschijnen totdat Gmail ze na 30 dagen verwijdert.
Bovendien kan het hebben van een grote spammap de hoeveelheid opslagruimte die toegankelijk is in uw Gmail-account verminderen.
Gelukkig kun je spammers snel verbieden om je nieuwe e-mails te sturen.
Ga gewoon naar je map Spamberichten, kies een e-mailbericht van de afzender die je wilt blokkeren en klik op het pictogram met de drie stippen aan de rechterkant.
Selecteer vervolgens Blokkeren “(Naam)”.
- Profiteer van de offline modus van Gmail.
Zelfs als je geen internettoegang hebt, kun je met Gmail e-mails lezen, zoeken en beantwoorden. U hebt echter de Chrome-browser nodig om deze functie te gebruiken.
Ga naar Gmail-instellingen > Alle instellingen bekijken > Offline om offline Gmail in te schakelen.
Kies uw instellingen, het aantal dagen e-mails dat u wilt synchroniseren en uw beveiligingsopties nadat u op Offline e-mail inschakelen hebt geklikt.
Het bezorgen van vertrouwelijke e-mails staat op nummer 16 op de lijst.
Is het veilig om gevoelige informatie via e-mail te verzenden?
Dankzij de vertrouwelijke modus van Gmail hoeft u zich geen zorgen te maken dat uw e-mail in verkeerde handen terechtkomt!
U kunt de ontvanger toegang geven tot de e-mail door hem een toegangscode te geven via sms of e-mail. De e-mailontvanger zou het niet kunnen kopiëren, afdrukken, doorsturen of downloaden.
Opmerking: op het moment dat de e-mail is verlopen, worden zowel de e-mail als eventuele bijlagen verwijderd.
GMass: de ultieme Gmail-productiviteitshack
Hoewel elk van de tips die ik heb gegeven nuttig kan zijn, zijn ze niet voldoende om u te helpen het meeste uit de Gmail-e-mailservice te halen.
Hoe kan ik het meeste uit mijn Gmail-account halen?
Je hebt een tool zoals GMass nodig om je te helpen het meeste uit je Gmail-ervaring te halen.
- E-mails kunnen worden gepland.
- Follow-ups kunnen automatisch zijn.
- Personaliseer je e-mails
- Houd bij hoe uw e-mailontvangers met u omgaan.
Wat is GMass precies?
GMass is een handige tool die kan worden gecombineerd met Gmail. Medewerkers van technologiebedrijven zoals Uber en Google, evenals sociale mediasites zoals Twitter en LinkedIn, gebruiken het voor e-mailbereik en mail merges.
Het is ook geschikt voor kleine bedrijven, solopreneurs, kerken en individuen die e-mails moeten verzenden.
U kunt het volgende doen met GMass:
- E-mails kunnen eenvoudig worden gepland en verzonden. Het enige dat u nu hoeft te doen, is de e-mail typen, plannen en de rest overlaten aan GMass.
- Verhoog de e-mailbetrokkenheid door e-mails automatisch aan te passen.
- Met de campagnerapporten van GMass kunt u in realtime de openingspercentages, klikpercentages en andere interacties met ontvangers volgen.
- Automatiseer follow-ups om een hoge respons van e-mailontvangers te garanderen.
- Stel eenvoudig samenvoegbewerkingen in met Google Spreadsheets.
Maar dat is niet het meest opwindende!
GMass kan door iedereen worden gebruikt.
U hoeft alleen de GMass Chrome-extensie te installeren en u bent klaar om te gaan!
Laatste gedachten
Hier zijn alle waardevolle Gmail-tips en Gmail-trucs die u kunt toepassen om uw Gmail-ervaringen te verbeteren. Houd er echter rekening mee dat deze tips u niet helpen om zelf het maximale uit Gmail te halen, vooral niet als u een bedrijf heeft. Neem daarom contact op met onze Gmail bellen Nederland.